So schreibst du eine professionelle Out-of-Office-Nachricht auf Englisch

Klar. Höflich. Verlässlich.

„I'm on vacation and won`t be reading your email.“Diese Nachricht stand tatsächlich in einer Abwesenheitsnotiz, die ich kürzlich erhalten habe. Erst habe ich gelacht – dann war ich beeindruckt. Nicht wegen des genauen Wortlauts, sondern wegen der klaren Haltung:➡️ Ich bin weg – und das ist okay.

Eine gute Abwesenheitsnotiz auf Englisch ist mehr als ein Pflichttext. Sie spiegelt deine Professionalität, deinen Respekt für andere – und deinen Umgang mit Kommunikation.

🧭 Warum eine gute Out-of-Office-Nachricht wichtig ist

Sie zeigt, dass du:

✅ zuverlässig planst

✅ andere nicht im Unklaren lässt

✅ auch in deiner Abwesenheit erreichbar (indirekt) bleibst

✅ klare Erwartungen setzt

Was du vermeiden solltest:

❌ Entschuldigungen, die nicht nötig sind

❌ schwammige Aussagen

❌ fehlende Ansprechpartner

📌 Was in jede Out-of-Office-Nachricht auf Englisch gehört

1. 📅 Klare Abwesenheitsdauer

“I will be out of the office from June 15–25 and will return on June 26.”

2. ✉️ Angabe, wann du antwortest

“I’ll respond to all emails within 24 hours of my return.” „I will be catching up on email upon my return and will respond to your message as soon as possible.“

3. 📍 (Optional) Grund für die Abwesenheit

“I'm currently on vacation.” “I’m attending a conference in Berlin.”

4. 📞 Kontaktperson für dringende Fälle

“For urgent matters, please contact [Name] at [email] or [phone number].”

📝 Beispieltexte für unterschiedliche Stile

🔹 Standard & professionell

“Thank you for your email. I’m currently out of the office from June 15–25 and will return on June 26. I will not be checking emails during this time.For urgent matters, please contact [Name] at [email].”

🔹 Freundlich und persönlich

“Thanks for your message! I'm taking a short break and will be back on [date]. During this time, I won’t be checking emails. For anything urgent, please reach out to [Name] at [email]. Looking forward to getting back to you soon!”

🔹 Mit einem Hauch Humor

“I’m currently out of the office, practicing the ancient art of not checking emails. I’ll be back on [date], hopefully refreshed and with a manageable inbox.For urgent matters, contact [Name] at [email].”

💬 Formulierungen, die du vermeiden solltest – und bessere Alternativen

❌ Vermeide	✅ Besser
"Sorry for the inconvenience"	"Thank you for your understanding"
"I'll try to check emails occasionally"	"I will not be checking email during this time"
"I'll get back to you sometime next week"	"I will respond within 24 hours of my return"

🔧 Für besondere Situationen

📆 Kurzzeit-Abwesenheit (1–2 Tage)

“I’m attending a client offsite and will respond to all messages by [date].For urgent needs, please contact [Name] at [email].”

🌴 Längere Auszeit (z. B. Urlaub, Elternzeit)

“I’m currently on extended leave and will return on [date]. During this time, I will not be monitoring email. Please contact [colleague] at [email] for any urgent matters.”

🩺 Krankheit (wenn du das teilen möchtest)

“I’m currently recovering and will respond to your message when I’m able to give it my full attention. For urgent issues, please contact [Name] at [email].”

🧘‍♀️ Sabbatical oder Weiterbildung

“I’m taking time for personal development and will be back on [date]. For assistance during my absence, please contact [Name].”

✅ Checkliste für deine perfekte Out-of-Office-Mail

•  Die Daten sind korrekt

•  Die Rückmeldung ist zeitlich klar definiert

•  Eine Kontaktperson ist angegeben

•  Der Ton ist freundlich & professionell

•  Die Nachricht ist kurz, klar und ohne Entschuldigung

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🧠 Merke dir:

Deine Abwesenheitsnotiz ist Teil deines professionellen Auftritts. Sie zeigt: Ich plane. Ich respektiere Kommunikation. Ich bin auch offline professionell.

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